1. Valg og sammensetning
Ungdomsrådet skal ha størst mulig representasjon fra alle videregående og ungdomsskoler i Tønsberg kommune. Valg av representanter gjøres i samråd med skolenes elevråd. Alderen på medlemmene skal være mellom 13 og 18 år. Ungdommene velges for et år av gangen, det vil si fra oktober til oktober. Leder og nestleder sitter frem til årsmøtet som skal avholdes innen utgangen av november. Medlemmene velger selv ut hvem som skal være leder og nestleder gjennom å arrangere eget valg. Sekretærrollen i rådet pekes ut av kommunens administrasjon, for tiden satt til ungdomskontoret. Denne rollen er da uten stemmerett. For å være vedtaksdyktig må rådet være representert med minst 50 prosent for å være beslutningsdyktige.
2. Arbeids- og ansvarsområde
Ungdomsrådet skal sikres en bred, åpen og tilgjengelig medvirkning i saker som er av betydning for de unges levekår i Tønsberg Kommune. Grunnlaget for ungdomsrådets identitet er FNs barnekonvensjon som ble ratifisert i Norsk Lov i 2003, artikkel 12 i barnekonvensjonen:
- Partene skal garantere et barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, retten til fritt å gi uttrykk for disse synspunkter i alle forhold som vedrører barnet, og tillegge barnets synspunkter behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet.
- For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måte som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett. Ungdomsrådet skal ikke behandle saker som gjelder enkeltpersoner, men konsentrere seg om større og overgripende saker som er av betydning for ungdom.
Ungdomsrådet skal:
- være et hørings- og innflytelsesorgan for politikerne og ivareta ungdommenes interesser i kommunen
- følge saker som er til behandling i utvalgene i kommunen, for eksempel planer, utredninger og budsjett
- kan selv ta initiativ til å fremme egne saker for politikerne
- legge til rette for medvirkning fra byens ungdommer, for eksempel gjennom samarbeid med skolenes elevråd, gjennom høringer og/eller dialogkonferanser
3. Innkalling og sakslister
Det er sekretæren sitt ansvar å sende ut sakslister og innkalling, i samråd med leder eller nestleder. Innkalling skal være etter en avtalt og oppsatt møtekalender som er for minst seks måneder av gangen. Sekretæren setter opp saksliste på vegne av ungdomsrådet, det vil si alle medlemmene i rådet skal ha mulighet til å komme med saker til møtene. Innkalling med vedlegg skal sendes alle medlemmene og vara i rådet senest sju virkedager før møtet skal avholdes. Ved hastemøter kan dette skje på tre dagers varsel. Ungdomsrådet kan også invitere ordfører, politikere, lokal presse og andre ved behov.
4. Saksutredninger og saksdokumenter
Det skal sikres at alle saker blir gjort kjent for ungdomsrådet. Sekretæren har ansvar for dette. Ungdommene skal læres opp i å orientere seg på hvilke saker som er ute på høring. Dette gjøres ved å vise de hvor de finner sakene fra politikerne. ungdomsrådet skal selv ha mulighet til å velge saker de vil behandle. Ungdomsrådet kan uttale seg og gi råd om den videre politiske behandlingen av sakene. ungdomsrådets uttalelse skal følge saken i den videre politiske behandlingen.
5. Referater fra møtene
Sekretæren skal skrive referat fra alle møtene. Referatet skal inneholde alle vesentlige fakta og forslag som er fremsatt under møtene. Referatene skal sendes ut til alle faste medlemmer i ungdomsrådet, vara, ordfører, og politikere. Referatene skal også inneholde hvem som har deltatt på møtene, og eventuelt hvem som har presentert sakene. Referatene skal sendes ut senest 14 dager før neste møte.
6. Rapportering
ungdomsrådet ved sekretær skal legge frem årsmelding hvert år innen 1. mars i det enkelte kalenderår. Årsmeldingen skal ha vært til gjennomsyn av ungdomsrådet minst en måned i forkant. Rapporteringen skal legges frem i bystyret.
7. Økonomi
Kommunedirektør legger frem forslag til budsjett for rådet i forbindelse med kommunestyrets årlige budsjettforhandling.