- Endringene gir mer forutsigbarhet for innbyggere og næringsliv – og legger grunnlaget for å jobbe med saksbehandlingstiden vår fremover, forteller Torunn Årset, kommunalsjef for Plan, eiendom og teknikk.
Byggeløftet: Hvorfor og hvordan?
- Byggeløftet startet som et politisk oppdrag våren 2024. Vi skulle styrke omdømmet i plan- og byggesaker – og få ned saksbehandlingstiden, forteller Årset.
Prosjektet satte tidlig fire mål: tydeligere krav i søknadsprosessen, mer forutsigbarhet for brukerne, økt forståelse for prosess og beslutninger, og redusert unødvendig intern ressursbruk. Prosjektet involverte først og fremst ledere og ansatte i virksomheten Areal, bygg og landbruk, som er de som saksbehandler plan- og byggesaker i kommunen.
Leder i TønsbergLØFTET, ledergruppa i Areal, bygg og landbruk, og kommunalsjef for Plan, eiendom og teknikk.- Alle de ansatte har gjort en kjempejobb med å videreutvikle, forbedre og endre måten de jobber på, samtidig som de har stått i en veldig hektisk driftshverdag. Det skal de ha stor honnør for, sier Torunn Årset.
Med seg på laget fikk de TønsbergLØFTET, et internt team som bidrar i innovasjons- og utviklingsprosjekter på tvers i hele kommunen. TønsbergLØFTET ledet et målrettet, utviklingsarbeid i korte, konkrete løp.
- Vi hentet innsikt fra brukere og ansatte, laget prototyper, testet og justerte underveis. De tiltakene vi så at ga mest effekt har vi pilotert videre. Metoden ga rom for raske forbedringer og for å stoppe tiltak som ikke ga ønsket effekt, forteller Vibeke Eliassen som er leder for TønsbergLØFTET.
Hva vil prosjektet bety for innbyggere og næringsliv?
Selv om saksbehandlingstiden fortsatt er for lang, har prosjektet ført til andre positive endringer for innbyggere og næringsliv.
- I plansaker har vi lyttet til eiendomsutviklere og blant annet gjort endringer i våre oppstartsmøter, for å få en bedre dialog, særlig tidlig i planprosessen. Dette har vi allerede fått gode tilbakemeldinger på, forteller Lars Ove Gidske, leder for planavdelingen.
På byggesaksområdet har prosjektet først og fremst bidratt til en mer smidig saksgang internt. Blant annet har vi endret måten vi fordeler byggesaker på, og fått «ryddet» i saksbehandlingssystemet vårt.
- Dette bidrar til at saker behandles mer jevnt og at flaskehalser oppdages og håndteres tidligere. Dette gjør også at vi nå har bedre styringsdata, som vil gi oss bedre muligheter til å styre kapasitet etter saksmengde og sakstype. Vi er veldig opptatt av å få ned saksbehandlingstiden, og disse tiltakene vil hjelpe oss med det, sier Dorthe Dohrn Ellefsen, leder for byggesaksavdelingen.
Kontinuerlig forbedringsarbeid
Selv om arbeidet nå avsluttes som prosjekt , stopper ikke utviklings- og forbedringsarbeidet i Areal, bygg og landbruk. Elisabet Finne er ny virksomhetsleder fra august, og hun er opptatt av kontinuerlig forbedring.
- Prosjektet har hjulpet oss med å få prioritert nødvendige endringer og forbedringer i en hektisk driftshverdag. Vi har lært masse, blant annet hvordan vi raskt kan finne og teste ut nye løsninger. Jobben med å bli enda bedre er en jobb vi aldri blir helt ferdige med! sier Finne.
Oppsummering av resultater
Her er en oppsummering av noen av de viktigste resultatene av prosjektet:
- Utviklet to nye dialogarenaer for eiendoms- og utbyggernæringen. Ett møtepunkt der utbyggere kan møte sentrale ledere i kommunen for å diskutere tanker og ideer, og ett fagseminar der ulike bygg- og eiendomsrelaterte temaer presenteres og diskuteres.
- «Re-design» av oppstarten av planprosesser - mer dialog i oppstartsmøter, tydeligere forventninger og bedre intern koordinering .
- Mer tydelighet i de politiske saksfremleggene i plansaker, blant annet gjennom å tydeligere få frem føringer fra tidligere vedtak, nasjonale forventninger og administrasjonens faglige vurderinger og anbefalinger. Samtidig som vi synliggjør det politiske handlingsrommet - som kanskje gjør det mulig å gå på tvers av disse.
- Ny metode for saksfordeling på byggesak. Effektene i piloten våren 2025 var blant annet jevnere liggetid, færre flaskehalser, bedre oversikt og mulighet for å styre kapasitet.
- Forbedret bruk av saksbehandlingssystem og bedre styringstall i dette. Bidrar blant annet til bedre oversikt over saksmengde, fremdrift og saksbehandlingstid.
- Nye rutiner og forbedret kommunikasjonsflyt internt mellom ulike fagområder og virksomheter . Målet er lik praksis, tydelige interne frister, og forbedre den interne kommunikasjonen.
- Det er også startet et samarbeid med byggmesterforbundet og Færder kommune om å skape en enklere, raskere og mer forutsigbar prosess i byggesaker. Her vil vi blant annet jobbe med hvordan utbyggere kan få ned feil og mangler i søknader, og hvordan utbyggere og privatpersoner kan få en mer effektiv dialog med kommunene.